Tony Zhao 阅读(61) 评论(0)

 

如果你时常焦虑、健忘、作事又拖拖拉拉、丢三落四,那你应该学一点时间管理;

如果你注意力无法长时间集中,容易被外界干扰、工作效率不高,那你更应该学一点时间管理;

如果你有一些目标急需实现,却总是不知道从何开始,更无法推进,那你必须学一点时间管理;

如果你正在刷着朋友圈,恰好又看到我这篇长文时,那你再不抓紧学点时间管理那你就错过最好的入坑机会啦!

大家好,我是一名时间管理的重度实践者,5年的亲身实践,让我相信时间管理是一门人人都应该了解的大众科学,也是一条通向自由的大道。那么当我谈时间管理时我想跟你谈些什么?

 

谈幸福感的真正来源

人生短暂,如何尽量称心愉快地度过一生,这是一门艺术。人这一生主要是由三大项组合而成,首先是人的自身,包括健康、力量、外貌、气质、道德品质、精神智力等等;然后是拥有的身外之物,比如房、车、银行存款这些;最后是你向他人显示出来的样子,像名誉,地位,名声等等。而对人生影响最大,排在第一位是总是人的自身,这也是幸福感唯一的来源。一个人的精神能力范围,决定了领略高级快乐的能力,而如果精神能力不足,只能领略平凡无奇,动物性的快乐,比如:感官乐趣、低级社交、庸俗消费和闲适的家庭生活。幸福取决于自身的个性,而非来自运气、拥有的财产和你在他人心中的样子。“自身的个性”也就是一个人在独处时,单独陪伴自己的,别人不能予夺的内在素质。一个精神丰富的人,能够沉浸于自己的精神世界自得其乐,而一个内心空虚的人则会接连不断的聚会,看戏,出游,刷各种微博朋友圈,却驱不走那折磨人的无聊。英语里的“enjoy one’s self,非常直接的解释了快乐的来源是自己,你只有和自己在一起的时候方能真正的找到快乐和幸福的感觉。

一个精神富有的人会首先寻求没有痛苦,没有烦恼的状态,追求宁静和闲暇,争取过上一种安静,简朴和尽量不受骚扰的生活。因此,一个喜欢独处心智健康的人,必定是一个精神丰富的人,他对身外之物的需求越少,别人对他来说就越不重要。亚里士多德说“幸福属于那些能够自得其乐的人”。

我们之所以感觉不幸福,常常是因为我们总是寄希望于身外之物,寄望于从财产、地位、妻子、儿女、朋友、社会人群那里获取生活的快乐,把自己一生的幸福寄托在这些上面,因此,一旦失去了这些东西,或者对这些东西的幻想破灭,那幸福也就随之烟消云散了。

增进幸福的方法,主要是依赖于我们平和和满足的心情,说的直白一点,只要我们对自己感到满意和满足,那就是幸福的。

那如何能让自己感到满足呢?那就是坚持自己的节奏,清除外界干扰,用内心的目标感去应对外在的无序。

谈目标

百度百科里对“时间管理”的解释是,“时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标”。这个定义的根本是落在“实现既定目标”上,也就是说时间管理一定是以目标驱动的。那我们可以回想一下平时生活中有哪些目标需要实现的呢?寻求高薪工作,作到更高的职位,完成项目的交付,找到灵魂伴侣,读完一本书,拿到某个证,减肥20... 这些都是我们的目标,有的很大有的很小,但每一件对我们都很重要。

“目标”驱动着我们整个人生,从求学到就业,从恋爱到组建家庭,我们每个人都在为了完成各个不同人生阶段的目标奋斗着。目标感是每个人都会具有的特质,人都是愿意进步和向更高的目标看齐的嘛,只不过这种意志并不会时刻存在于大脑当中,因为大脑是喜欢偷懒的,而集中精力去实现目标,是需要消耗更多能量的,于是我们的目标感经常会迷失,目标总是被搁置,反而会对那些没有价值的、简单的事情乐此不疲,比如刚才还在刷朋友圈的你,对,别回头就是说你呢!

目标实现的另一大阻碍是“最大静摩擦力”,也就是很难迈出第一步。目标太多太宏大,根本不知道去从哪里开始。怎么办才好?

任何一个目标的达成都是有不同阶段的,是可以被分解成一个一个小目标的,比如“先赚他一个亿”,这是可以轻松实现的吧?你把这些小目标串联起来,一个大的目标达成也就是水到渠成的事情了,只是时间的问题了。

 

就像跑马拉松,42.195公里,这样漫长的赛程,如果把目标直接定在终点上,几乎很难完成比赛,因为目标实在太远了.... 不如换个策略,把目标放在沿赛道的不同标志物上,只要盯住不远处这个小目标就行了,要轻松的多,而且在小目标达成后会立刻产生正反馈,激励自己继续实现更多目标,直到完赛。就像村上春树在《当我谈跑步时我谈些什么》中说到他自己每到一个城市里去跑马拉松时,都会提前一天把整个路线走一遍,记下不同的标志物,作为正式跑步时自己的阶段目标。

再比如减肥这件事,如果你直接把目标定死在减重20斤,那你多半要减肥失败了,而如果你先把目标定在一周减2斤,并且细化你的食谱和运动目标,那可能更容易启动这项计划。

XXXX年度目标》是我们在每年开始几天最愿意去写的东西,然后把这一年要读多少本书、体重减到多少斤、去多少个地方旅游、赚到多少钱、完成多少业绩等等通通列上去,心里默念一百遍“谁能挡我”,恨不得今天赶紧过去,从明天开始我就变个人啦...第二天像打了鸡血一样,撸起袖子,照着目标一顿猛攻。。。一周后,鸡血药效减弱,热情减半。。。两周后这些目标变得无法继续推进,各种理由。。。一个月之后,完全放弃。之后的每天又和往常一样空虚无聊,直到下一年初,气势更加宏伟的新版《年度目标》推出,如此往复。

 

谈工作效率

你是不是也有被脑海里一闪而过的各种想法而打断手头工作的时候呢?本来是在写一份报告,却突然想起来要上淘宝给女朋友选生日礼物的事情,于是放下手上工作开始逛淘宝去了。。。等看了一部电影,刷了半天朋友圈,吃了点零食回来,你突然想起最重要的报告才只完成了开头,而此刻你却没有再继续下去的心情了和灵感了。

当我们想要投入一项工作的时候,总会被外在的事情,或内在的闪念所中断,不但影响工作进度,甚至危害精神状态。

 

 

有一本很著名的书叫《心流》(Flow),讲到人只有在达到心流的状态时,才能真正的体现到幸福的感觉,这是一种全心投入的状态,这只有在明确的目标下,持续集中和专注时才会出现,这时的自我意识会消失,时间感扭曲,完全忘记时间。就像现在正在写这篇文章的我,正在体验这样的一种状态,是非常投入一种感觉。

那这种感觉如此美好,我们当然希望能尽可能多的体验到,而事实上经常被破坏!

  1. 外界的某些人或事情会突然来打扰,强行中断我们正在进行的工作,比如电话响起
  2. 内心的某些想法突然从脑子里冒出来,挥之不去,忍不住想转去处理一下,比如查一下今晚的电影是几点开场

 

 

那这种情况下,我给你推荐的是“番茄工作法”,这是意大利人弗朗西斯科·西里洛发明的,并在数年间在全球普及。操作方法简单到令人发指,就是用一个厨房里定时器番茄钟设定25分钟的计时,在这25分钟里只专注于一件事情上,其他任何的事情都不用作响应,直到25分钟完成后,休息5分钟,再去处理,并且考虑是否在下一个25分钟里继续那件事,还是转投另一件事。“番茄工作法”之所以被很多人接受是因为它并不会让人产生压迫感,25分钟内注意力集中对大部分人来说都是很容易达成的,在这精力集中的25分钟里去不受外界干扰的去作一件事,也是容易达到心流状态的。但前提是,你在进入番茄钟之前,要把外界的干扰尽量排除,通知他人请勿打扰,手机关闭或远离。

那么,有一个问题,如果闪念还是会频频出现怎么办?

这就涉及到后面要淡到的GTD的问题了。

 

GTD

GTD,是Getting Things Done的缩写,它几乎成了时间管理的代名词。是从《搞定》这本书里提出来的这个理念,中心思想也是简单的令人发指:把大脑清空,专注于每一件事。

 

 

我们这个信息大爆炸的时代,每天接受和处理的信息是海量的,加之我们本身又或多或少的存在知识焦虑,乐此不疲地去搜罗各种花边、八卦、突发新闻等等,唯恐自己错过什么,时间被大量的占据和碎片化。浪费的还不仅仅是时间,因为对于外在世界发生的各种最微不足道的事情,都表现出一刻不停强烈的关注,从而导致内在愈加空虚,从而更容易被任何事情分散注意力。

GTD就是让你把头脑清空,把注意力回归到一件事情本身上来,排除三心二意的状态。那如何排除呢?方法就是写下来!!!

作为练习你可以试着坐在那里,手边放上纸和笔,想想你当下有什么事情需要做的,不管想到了什么,马上写到纸上,你可以随意联想,不必考虑能不能完成,什么时间完成,如何完成,通通写下来就行。当你没有可补充的时候,再回头看这张纸,有新想法就再继续写下来。。。 就是这样,完成了把你大脑清空的工作,下一步就整理这些闪念制成清单,按清单去作就行了!但一次只去处理一件事,完成后马上划掉,这可以增强信心和成就感。如果期间有新的想法闪现,通通写下来,不要影响当前任务,就是这样简单!

举个例子,还是说写报告吧,写着写着你想起来要去淘宝,那你就把去淘宝这件事写在纸上放在旁边;一会你又想起同事推荐过一部电影,你又只需把他写在纸上;心里痒痒又想打游戏了,还是写下来。。。这样你的大脑里只有写报告这一件事,其他的事都在纸上,是你接下来才要去作的,你就会老老实实得把报告写完了。但纸上那些事情你仍然需要处理,这时你就要整理和安排这些事务,安排个合适的时间去完成每件事。

《清单革命》这本书里面讲到了“列清单”这件小事给航空业带来的空前变革:如今,所有的民航机长都是通过飞行检查单来安全驾驶飞机的,因为飞机是一个超级复杂的系统,全凭记忆和经验操作是很容易犯错的,稍有差错后果不堪设想,这就要求机长的每一步操作都要绝对正确。实际上,在飞机前机长都是按清单来一步一步操作的,并且是一人操作一人确认操作结果。就这样一张小小的清单,大大降低了空难发生率,是用前人生命代价换来的宝贵经验。

制定清单的过程,是给大脑减负的过程,因为大脑的特定结构决定了人一次只能完成一件事情,多件事情同时徘徊在大脑中,会对当前工作造成很大干扰。要想要大脑更专注的去工作,必须把多余的想法请出去。

如果完全践行GTD全套理念和操作步骤也是相当繁杂的,就我本人来说,觉得其中有很多东西太过啰嗦和难以操作,如果完全践行GTD全套的方法,对于一个平时就有各种拖延症的人来说,这种复杂的操作本身就是一种负担,很难坚持下去,那怎么办?

我给你推荐的是“用一种强迫症去培养所有的习惯”!

谈用一种强迫症去培养所有的习惯

直截了当的说,这个强迫症就是——“每天无数次打开日程表,并且划掉你每天的所有事务”!你只要能养成这种强迫症,几乎所有的问题都能被解决,你的生活质量、精神世界都能轻松改变!

你不要一听“强迫症”就以为出事儿了,这只是一种习惯,有百利而无一害。

你需要一款设计优秀的日程表软件,它应该会改变你的生活方式和作事态度,帮你摆脱日常焦虑,提升工作效率,并且提供给你源源不断的正向反馈和激励,最最重要的是不会给你压迫感,让你看到清晰的目标在哪,相信只要自己按照正常节奏走下去,就会达到那个目标。

当然,这需要你刻意的把这个工具放在你天天都能看到的地方,增加它可以被你注意到的频率,这样就能在任何时间和地点都能看到打开它,然后查看你今天有哪些事情是要去完成的。

前面说了,你要把大脑清空,你可以完全不记得我今天要作什么事情,也不需要想着我下一件事情要去作什么,你唯一需要作的就是打开日程表去看一眼。如果你有了新的想法,也不必马上行动,先记到日程表上,后面时间再去处理它,其实你只是缓解了时间,这个想法你并没有错过。当你养成这种习惯以后,你的所有的想法都会被记录下来,你可以马上给它安排一个未来的时间,也可以让它处于待分配的状态,你随时可以去作调整,随时随地的,当你把它标记为完成,就会有划上一条横线,慢慢你会爱上划横线的感觉,因为你又一次遵守承诺!当所有的这些轨迹被日复一日的记录下来,你会被你自己感动的,你也会看到坚持的力量。

习惯的养成其实就是重复重复再重复的过程,说来简单,坚持却最难,有人说养成一种习惯最少要21天,我觉得不够,巩固这种习惯至少也要3个月才行。但我保证,只要你能养成这样的强迫症,你可以养成所有的习惯!没错,是所有的习惯!

想减肥吗?日程表里拉个计划,每天吃什么,走多少路,要持续多少天,你每天只需要去完成然后划上一条横线就行了!你的目标不是减肥,你的目标是划横线,划横线,就是划横线,每天都所有的横线划完,满满的成就感就来了!

想读完一本书吗?日程表定个阅读进度,按页数都可以,每天就读到这页,不完成不睡觉,你的目标不是读完这本书,你的目标是划横线,划横线,就是划横线,每天都所有的横线划完,满满的成就感就来了!

想一口气跑20公里吗?日程表定个计划,循序渐进每天多跑一百米,到点出去跑就行了,你的目标不是跑完步,你的目标是划横线,划横线,就是划横线,每天都所有的横线划完,满满的成就感就来了!

如果你形成了以上所说的“强迫症”的话,去培养一种习惯就变得相对简单了!比如你想养成每天跑步的习惯,打开日程表,为以后的21天加入“我要跑步”的计划就可以了。从明天开始,你每天都会看到你当天有一个任务是跑步,你只需要像个机器人一样去执行,目的只有一个,就是去划那个横杠!你不想骗自己吧,你不会没有完成还有脸去划杠吧,这种心情是很复杂的其实。等你每次都用理智战胜了懒惰取得阶段性进展的时候,你的心态会发生变化的,你期待明天也要这样坚持,信心大增。等你跑完了21天之后,回头看看这些杠杠,你一定会为自己的坚持感动。

“划横线”这个是给自己打分的过程,你不想骗自己吧,你不会没有完成任务还有脸去划杠吧,这种心情是很复杂的其实。等你每次都用理智战胜了懒惰取得阶段性进展的时候,你的心态会发生变化的,你期待明天也要这样坚持,信心大增。你给自己打分次数越多,你得到的正激励就越多,就会越沉迷这件事,于是你不知不觉中养成了所有的好习惯。

这就是我要你刻意培养的一种“强迫症”,效果好的令人发指。

 

谈时间管理工具

工欲善其事必先利其器,优秀的管理方法配合优秀的工具才能产生最好的效果。

GTD里介绍了纸笔法,随时把想法记到一张纸上,这样虽然操作简单,但后期维护归档比较麻烦。我们完全可以依赖于软件去完成。

我是2013年开始接触时间管理GTD的,当时几乎试用了应用商店里所有的时间管理app,最后选定了shuffle, 可以说是那个时候同类里最好用的,但知道的人不多。我一直使用了三年,每天打开这个app30次以上,所有的目标、计划、鸡零狗碎的事情都在这里记录和安排,随时调整时间,添加新内容,并且每天必须把当日的安排全部划横杠标记完成或者把个别的安排到其他日期上。三年里一共规划了上万个事项,回头想想自己都不敢相信。正是因为有了这三年的坚持和积累,才带来了我的生活品质和精神世界的双重提升。

第三方的工具毕竟还是有局限的,像我这样的重度用户肯定会有很多自己的想法想要加入到工具里来改进和提升效率,主要有下面这几点:

  1. shuffle最大的遗憾是不能支持创建重复事件,如果你打算制定一个21天的跑步计划,你就不得不手动添加21条相同的内容,按日期安排好,操作起来还是比较麻烦。
  2. shuffle是作为手机app是比较方便的,但手机屏幕尺寸注定不能展示全面的数据,他只支持查看当日的清单,从我的经验来看按月来规划日程才是更加合理的。
  3. Shuffle不能支持按创建带进度标识的日程,如果我计划读一本书,只要输入总页数和计划天数,就应该能直接给成到某一天我应该看到哪一页的计划。
  4. Shuffle 不能支持多设备,如果我想PC和手机端同时维护一份日程表这是作不到的。

 

作为这样一个时间管理的重度用户,同时又是一个程序员,感觉自己有责任去创造这样一个更加完美的时间管理工具,在满足自身刚需的同时,还能帮助更多效率人士从中受益,于是我被历史选中了~

 

谈完美日程表

 

在经历过2个月断断续续地开发以及无数次迭代之后,“完美日程表”在201610月上线了,不到两年时间已有将近5000人注册,创建的任务事务数近17万件。(官网:http://www.gogojie.com

 

 

 

之所以起名“完美日程表”就是希望能将之打造一种操作无压力、简单好用、贴近真实场景并且可以长期信赖的时间管理工具。如果不是广告法的限制,我们的slogen简直应该是“最懂你的时间管理平台”了。用过才知道我们不一样。

如果你还没有实践过GTD,你可能会认为同类的工具多的是,没有什么特别的。但如果你是一个GTD的重度用户,你就会很多平台只是大而全,但并不适合长期使用!而完美日程表,才是你一直想要的样子。有的用户反馈过来说:“你们平台和其他的差不多,但不知道为什么就是感觉用起来很舒服”!好工具一定是让你乐于去用,而不是让你产生压迫感的。能够真正改变你生活方式的工具,才能算是好工具。

 

我是程序员,每天主要时间是面对电脑,那我需要的日程表就应该是web端的,所以早期我们只开发了网页版。除了具有普通日程表的几乎所有功能外,它还独具以下的特点:

1.页面空间足够大,可以按月展开,方便规划、调整、查看日程。

2.设计了“专属链接”机制,放弃了传统登录的模式,减少没有必要的反复验证步骤,只需要点收藏夹地址就可以随时进入日程表。由于链接的可复制性,可能会不小心泄漏出去,这点也不用担心,只需要登录后台,重置一下即可生成一条全新的专属链接,旧链接立即作废。

3.目标收集箱可以将闪念全部收集,既清空了大脑,又保留了灵感。

4.重复性的事务一键生成,不再需要一条一条的重复劳动,可以按各种不同重复规则轻松创建。

5.创建的重复性事务可以一键删除,不会因为一些工作无法推进或者失效还保留在日程表里。

6.事件图标和事件颜色定义。

7.一键导出整月的日程计划。

 

 

 

 

现在人人都有智能手机,手机依赖症已成为现代人的通病,你也知道这肯定不是什么好事,长时间依赖手机生活所带来的问题非常严重,比如社交障碍、阅读障碍、健康问题等等。所以,在相当长的时间里我都没有作手机版的打算,但是群众的呼声越来越高的时候,作为产品经理就不得不妥协了。于是,我又开发了这样的手机app版(android/ios

 

 

 

  

手机app版基本上沿用了web版的风格,同样以月份显示,操作方式基本上保持一致。

关于“完美日程表”就不在这里吹牛了,以免有打广告发软文之嫌。因为“完美日程表”是完全基于时间管理长期实践而抽象出来的工具,在一定程度上也代表了“时间管理”的理念,所以在这里提及一下。

 

谈未来

时间管理对我们每个人来说都是适用的,不管从什么时候开始都不算晚。时间管理又注定不是一个短期的事情,它需要长期专注实践并且自我摸索,作为回报你一定会能看到它给你生活带来的改变。在这之前,你能作的就是找一个简单的方法去repeat,从一个点开始扩展到生活的所有面,一切尽在掌握。

希望大家能一起珍惜时间,高效工作,热爱生活。

 

此篇文章我写了10几个小时,希望能得到您的推荐,谢谢阅读!