沙场秋点兵 阅读(14) 评论(0)
对于开会,留在四代心中是截然相反的两种印象:一种是能帮助解决问题,而另外一种是浪费时间。
 
之所以出现这种情况,是因为四代经历过的一部分会议组织合理,议题明确,步骤清晰,能起到会议所能起到的沟通作用,所以能快速的理清问题,统一思想,得出结论。
 
 
而另一部分会议组织混乱,议题也没有一个明确的中心,一大堆问题杂糅在一起,乌七八糟,不仅无助于问题的解决,反而会引入了更多的分歧和误解,甚至长时间无意义的讨论还能引起与会者的强烈反感和厌恶。
 
 
如何组织一场低效的会议

 
关于高效会议,其实有很多的文章和书籍在论述。不过,在讨论如何组织高效会议之前,我们先来看看如何组织一场低效的会议。
 
结合身边实际的例子,四代觉得组织一次低效的会议一定要注意以下事项:
1. 任何事情只要能开会解决的,一定要开会解决,这多威风,多热闹啊。
2. 会前千万不要准备什么议程,这样开会就会惊喜多多,会议一定低效。
3. 会前千万不要提前通知大家会议的有关内容,这样大家开会临时知道内容的时候才会头脑发昏,容易低效。
4. 会议一定要通知七大姑家八表妹的同学的奶奶,不管她与这个会议有没有关系,也不管她老人家来了是睡觉,还是听戏,都无所谓啦。
5. 会议一定不要有什么中心议题,一切话题随缘,就像唠家常一样,随便聊,这样才会真正的低效。
6. 会议一定不要完成任何决议,这样以后才有机会继续举行低效的会议。
7. 会议一定要迟到和拖堂,要不怎么才能显示这个会有多低效呢?

好了,差不多低效的会议都是这样的了。

 
 
当然了,大家都知道这是一个笑话,不过这种事情经常在四代身边发生,既然知道了如何组织一场低效的会议了,那么相反的,如何组织一场高效的会议就不言而喻了。
 
如何组织一场高效的会议

 
在四代看来,组织一个高效的会议基本步骤是差不多的:
 
第一步,发起人思考要不要组织会议。
 
不客气的说,会议组织的不好,绝对会是摧残生产力的大杀器,要知道会议上每一分钟的付出,都不是一个人的,而是与会每个人的一分钟,所以要是浪费一分钟,就是那么多人的一分钟,难怪很多人称呼这种没有必要的会议叫“谋杀”了,名符其实!
 
 
其实组织会议是一个非常精细的技术活,需要那么多的步骤,任何一个步骤做不好,都可能会将会议的正面作用抵消干净。所以思考是否需要开会就像思考发动一场小型的战斗一样,需要特别的慎重。
 
没那个必要的时候就别开会,采用其它的方式如果可以的话,就不要考虑开会。说老实话,程序员最讨厌开会了!
 
第二步,发起人思考组织哪些人参加会议。
 
如果一件事确实需要开会来讨论和解决,那么下一步就是要考虑要邀请哪些人来参加会议,其实除了极少数的几种会议,比如动员大会,政策调整的会议,例会等外,大部分会议只需要事件的当事人参加即可。
 
第三步,发起人提前预定好时间和地点。
 
这一步不需要多说,临时的或者突发的讨论会议也有,不过大部分情况下都应该询问参会者的安排,根据他们的情况预留一定的时间,提前确定时间和地点。
 
第四步,发起人确定议题和流程,提前发出来。
 
预留时间的目的就在于要让参会者预习会议议题,做好准备,这一点看似简单,却是高效会议必不可少的一步。所以,议题和流程要提前发出来。
 
 
四代有时候还做不到这一点,这是四代在这个方面需要改善的一点。
 
第五步,准时开始会议。
 
好吧,四代从来都是觉得这就是理所当然的事情嘛,不过现实情况真的是不如人意,有的会议如培训还好,有人迟到了也不怕,准时开始就好。可是有些会议缺少一些人可能就开始不了,这就有些尴尬了。
 
对于迟到,四代觉得一部分原因是一些人不在意别人的时间,这种情况不讨论了,没什么意义,还有一部分人就是一忙就忘了,对于这些同学,可以借助一些日程安排的工具,网上很多,四代就是使用Outlook来管理这些会议和计划,效果非常好。
 
 
现在的情况是,迟到几乎已经成为很多公司的陋习了,当然这里大部分不是组织者的责任,更多的是参会者的原因,这个时候,一种普遍的惩罚性措施就是迟到者捐助个小红包,或者给所有参会者买个冰淇淋,这个主意不错,四代一直想试试。
 
第六步,发起人控制会议进程,处理确立的议题。
 
组织一个高效会议最为关键的一步就是能否控制会议不跑题。
 
 
大多数拖沓冗长的会议失败就失败在这一环,这些会议前面做的都挺好,可就是到这一环就卡壳了。参会者聊着聊着,一旦兴起,只要每人随意发挥一下,组织者再不加控制,会议基本上立即就会跑偏。经常性的情况就是时间到了,既定的目标却没有达到,不得不延迟会议或者再订一次会议继续。
 
第七步,发起人思考是否需要进行后续的会议。
 
预估会议时间比预估任务的完成时间要轻松的多,因为影响因素比较少,所以突发情况比较少,通常的规划好的会议都能提前结束。
 
但是在极少数的情况下,还是会出现在当前会议时间已快到,却还不能决定或确定的东西。这种情况下,四代觉得不应该随意延迟会议时间,而是组织者要衡量一下当前的状况,如果觉的不能如期结束,而又不能通过其它方式完成的话,就果断决定进行下次会议接着讨论,并在当次会议说明情况。
 
第八步,准时结束会议。
 
这个不必要多说了,守时其实是一个人诚信的最直接的表现,最起码四代是这么觉的的,也一直坚守的一种习惯。每次由于特殊情况不能按时结束会议的,四代心里会觉得非常忐忑,也都会觉的特别惭愧。
 
 
 
要不要定基调

 
说到会议,四代想起了曾经接触过的一类管理者,这一类管理者特点非常鲜明,就如开会的时候,会议一开始,他就会亮出自己的观点,比如“我觉得需要怎么怎么样?你们认为怎么样?”,一旦别人有不同的意见,他会立即抛出一大堆牵强的原因来否定别人的想法,搞到最后,大家无话可说。
 
 
于是沉寂一阵之后,管理者满意的说:“既然大家都不反对,那就这样了”。貌似很民主,其实都是在走形式。四代时刻都在提醒自己,千万不要尝试这种风格。
 
在团队会议中,四代一般都最后一个亮明观点,这样既克制了上面那样做的冲动,又可以综合大家的意见,何乐而不为呢。
 
对于PC的会议来说,很多时候需要多个团队共同参与,因为一个产品需要这些团队协同工作,而“合作”也就涉及多个团队之间的沟通和交流,而多个团队之间合作不像在红细胞内部那样便捷,沟通的不及时和不通畅必然会导致合作上的不满意,四代就遇到了这个问题。